如何正确利用电子邮件归档满足诉讼要求

　   一款流行的框架和归档系统可以帮助你保持工作环境的整洁，同时还有其他许多好处。正如电子邮件归档和法律搜索工具的出现一样。
　　今年一月份，美国地方法院法官Barbara LMajor对高通处以850万美元的罚款，因为高通未能提供它与Broadcom的专利诉讼案相关的电子邮件。 Major法官说："为了胜诉以及获得战略性业务优势，高通故意扣留了对手的上万份关键文件。"在案中，高通未能在案件审理结束之前搜索关键证人的计算机，这是一项灾难性疏忽，因为作为高通主要证据的电子邮件后来被高通的一位代表律师发现。

　　然后，高通没有将新发现的电子邮件提供给Broadcom。

　　也许你会认为："我们永远不会做那样的事。"但是这里所说的并不只是高通的糊涂行为。 在2007年6月，达拉斯以155万美元的代价换取了一项错误判决的和解，因为它未能向法庭提交与案件有关的一些资料。达拉斯市的代表律师称，由于电子邮件系统过于复杂，使得达拉斯市很难搜索到正确的资料。 这两个例子说明了电子邮件在诉讼案件中的重要作用以及从大部分企业储存的海量信息中搜索相关资料的风险。

　　这就促成了两个市场的形成，即电子邮件归档和法律搜索工具。法律搜索是推动归档技术发展的新动力。Gartner公司预计，用于搜索软件和服务的开支将在未来三年里以35％的年增长率持续增长；而IDC公司预计电子邮件归档应用软件的销售额将从2007年的6.31亿美元迅速增长到2011年的17亿美元，而且归档市场在今年春季就已经表现出蓬勃的发展势头。 戴尔以1.55亿美元的价格收购了服务型软件供应商MessageOne，后者提供的服务包括电子邮件归档、连续性以及合规服务。Barracuda Networks和Trend Micro发布了归档产品。 甲骨文在4月份宣布即将推出一个名为Universal Online Archive的新产品系列，可以用来储存和管理非结构化数据，甲骨文电子邮件归档服务将是这个产品系列的第一个模块。

　　电子邮件归档市场与法律搜索市场同步发展并非是巧合。律师们紧盯电子邮件是因为电子邮件不仅是企业高管与员工交流的主要渠道，而且还记录了一家企业的业务流程。 电子邮件中通常都包括一些当事人在毫无防备的情况下的言论，那可能称为诉讼中的确凿证据。

　　但是归档还只是法律搜索的一个开始步骤，法律搜索还包括其他一些步骤。目前，法律搜索行业已经开始普遍接受一个名为电子搜索参考模型（EDRM）的通用模式。 我们将对这个模式进行分析评测，它适用于各种企业和组织，还提供了一套清晰的指导方针，是企业制定电子搜索政策的基础。我们还将展示电子邮件归档在其中的位置以及它们在哪些方面与其他部分相关联。

　　企业一直在利用电子邮件归档来缓解大量电子邮件对服务器造成的压力。将旧的信息从服务器上卸载之后，邮件服务器就可以运行得更快一些，备份工作就会更加流畅，IT就可以更好地执行保留与处理政策。 归档也可以让搜索变得更轻松容易，至少对于电子邮件来说是这样。如果没有归档，就必须搜索备份系统以及用户的硬盘。 如果旧的电子邮件保存在磁带上，那么在搜索之前还必须将磁带上的信息恢复到邮件服务器上才行。归档就没有这方面的问题了，因为旧的邮件都保存在磁盘上，而且完全是可搜索的。

　　电子邮件归档还可以用来储存其他类型的数据，比如Office和SharePoint文件以及.wav音频文件。因为联邦法院在2006年对可作为证据的信息的定义进行了规定，将电子数据与纸型文件一同纳入其中。 法规将电子数据称作电子存储信息或ESI，包括目前能够找到的各种电子数据。涉案企业有义务将相关电子存储信息都保留下来并随时呈送法庭。

　　象赛门铁克和Mimosa Systems等那样的电子邮件归档厂商的产品可以储存各种类型的数据并建立索引。而惠普等其他厂商则提供电子邮件和其他非结构化数据的通用归档产品。

　　加利福尼亚州圣马泰奥的承包商Webcor Builders在2002年购买了赛门铁克的Enterprise Vault，并利用它来减轻旧邮件对其Exchange服务器造成的压力，但是Webcor Builder立刻意识到，它还可以在公司的其他搜索事务上提供帮助。公司高级副总裁兼首席信息官Gregg Davis表示，公司以前接到法庭命令后，通常要把旧的电子邮件从磁带或其他媒体上恢复到邮件服务器上才能进行搜索。Davis说："我们知道那样做并不是最好的，我们总是害怕会把事情搞砸。"他后来又购买了搜索加速器，这个插件模块可以加快搜索进度，与以前相比简直是天与地的差别。他说："现在我们要搜索某个旧的信息，只要输入搜索词然后等10分钟就行了，然后我们就可以将搜索到的信息发送给律师。这给我们节省了大量的时间，同时也让我们大大地放心了。我们再也不用担心会因为这类事情而受到罚款或者其他处罚或者导致案件败诉，法庭是不会接受‘我们没有合适的搜索工具’这样的理由的。"

　　由于诉讼方面的要求，美国心理学协会投资购买了一款电子邮件归档平台。协会首席信息官Tony Habash表示，协会在2007年曾因此吃过一次大亏。许多员工将各种信息保存在硬盘或者光盘上，因此就必须用人工来搜索和收集相关信息。

　　Habash说："最后我们把所有的资料都放在了一起，但是工作量非常大，后来我们就开始考虑使用归档系统。"他选择了MessageOne的服务。 对于中型企业来说，SaaS模式将比较适合，因为它可以减轻员工的工作量。趁此机会，Habash还编制了一项连带保留政策。

　　他说："我们将归档与各流程结合起来，告诉员工应该保存哪些电子邮件、为什么保存、如何保存以及何时将它们删除。"